In deze Privacy Verklaring geef ik informatie over hoe ik met jouw persoonsgegevens om ga. Om jouw proces tijdens de haptotherapie goed te kunnen volgen en te waarborgen is het nodig om een dossier bij te houden. Dit is ook wettelijk verplicht. Om jouw dossier zorgvuldig bij te
kunnen houden en om je facturen te kunnen sturen heb ik gegevens van je nodig. Ik beperk de registratie zo veel mogelijk, zodat je geen gegevens hoeft te delen die niet noodzakelijk zijn.
Om transparant te zijn over de wijze waarop ik om ga met jouw persoonsgegevens en om te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heb ik het privacy beleid hieronder beschreven en op mijn website gepubliceerd.
1. Rechten omtrent jouw gegevens
Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die je ter beschikking hebt gesteld. Tevens kun je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan). Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door mij te laten overdragen aan jou of in opdracht van jou direct aan een andere partij over te dragen. Als je toestemming hebt gegeven om jouw gegevens te verwerken, dan heb je het recht om deze toestemming in te trekken.
1.1 Inzage
Je hebt het recht op inzage in jouw dossier, je kunt hierom vragen. Indien er tijd nodig is om het dossier op te schonen, zal dit maximaal 4 weken in beslag nemen. Het digitale dossier blijft eigendom van Hapto in Praktijk.
1.2 Rectificatie
Je hebt het recht om (onjuiste) gegevens aan te laten passen.
1.3 Verwijdering
Je hebt het recht om te vragen om verwijdering van jouw dossier. Als je niet langer wilt dat jouw gegevens bewaard blijven, dan kun je dit schriftelijk aangeven, per mail. Als je gebruik maakt van het recht om jouw dossier te verwijderen, dan zal ik jouw dossier vernietigen met uitzondering van de basisgegevens (naam, adres, geboortedatum en telefoonnummer). Deze gegevens zijn nodig voor de financiële administratie en moeten zeven jaar bewaard blijven i.v.m. de fiscale bewaarplicht (zie verder punt 5 bewaartermijn). Als je vraagt om verwijdering is behandeling vanaf dat moment niet meer mogelijk, omdat er tijdens een behandeling een dossier bijgehouden moet worden, dat kan alleen met jouw toestemming.
1.4 Bezwaar
Als je bezwaar hebt tegen een (deel van) de registratie dan kun je dit aangeven, dan bespreken we wat een goede manier is om aan jouw bezwaar tegemoet te komen.
1.5 Overdragen
Je hebt het recht aan te geven dat jouw gegevens worden overgedragen aan jou of aan een derde partij. Jouw gegevens worden nooit op mijn initiatief aan derden verstrekt voor welk doeleinde dan ook, tenzij je hier zelf om vraagt en schriftelijke toestemming verleent. We maken dan duidelijke schriftelijke afspraken over welke informatie met wie gedeeld zal worden. Indien er tijd nodig is om het dossier op te schonen, zal dit maximaal 4 weken in beslag nemen.
1.6 Toestemming intrekken
Eerder verleende toestemming om gegevens te registreren, kan altijd ingetrokken worden. In dat geval zal het dossier verwijderd worden met uitzondering van de basisgegevens (zie 1.3 verwijdering).
2. Gegevens registratie
De gegevens worden uitsluitend geregistreerd en gebruikt voor het doel waarvoor zij verkregen zijn, namelijk in het teken van de behandeling. Deze gegevens worden geregistreerd in het digitale cliëntendossier. De gegevens die ik registreer zijn:
Naam, adres, telefoonnummer: om te kunnen communiceren over te maken afspraken en t.b.v. de facturatie, die moet voldoen aan de richtlijnen van de belastingdienst en zorgverzekeraars.
- Geboortedatum: ter identificatie en om de leeftijd te weten.
- Geslacht: het is niet verplicht deze informatie te verstrekken.
- E-mailadres: om te kunnen communiceren over te maken afspraken, het sturen van de factuur e.d..
- Huisarts en/of andere behandelaren: als je ook andere behandelingen volgt, is het
belangrijk om dat te weten. Ook kan het soms goed zijn om de behandelingen op elkaar af te stemmen. De huisarts is belangrijk als er sprake is van psychische en/of lichamelijke klachten/problemen. We bespreken dan samen of dat bij jou van toepassing is en of het belangrijk is dat ik gegevens heb van jouw huisarts of medebehandelaar. Als dat het geval is, zal ik je ook vragen om, schriftelijk toestemming te verlenen om met de huisarts of medebehandelaar contact op te nemen. - Behandelplan: om een richtlijn te hebben in de behandeling en die te bewaken.
- Sessieverslagen: om de voortgang van de behandeling te kunnen monitoren.
- Afspraak data in het digitale dossier: ter registratie voor het opvolgen van afspraken, de facturatie en monitoring van de behandeling.
- Informatie aan derden wordt uitsluitend verstrekt met jouw schriftelijke toestemming.
3. Wie is gemachtigd de gegevens in te zien
Uitsluitend jouw behandelend therapeut – Annemieke Suerink – is gemachtigd de gegevens die jij verstrekt in te zien.
4. Beveiliging van de gegevens
Het digitale dossier is beveiligd met een wachtwoord. De administratie is beveiligd met een wachtwoord. Systeem back-ups zijn beschermd door een wachtwoord.
5. Bewaartermijn
Tijdens de behandeling ben ik verplicht jouw gegevens te bewaren. Na het afronden van de behandeling start de bewaartermijn.
- Financiële administratie: naar richtlijnen van de Belastingdienst ben ik verplicht om de financiële administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht).
- Dossiers worden 20 jaar bewaard na het stoppen van de behandeling. Tenzij je de toestemming hiervoor intrekt. In dat geval zal ik het dossier vernietigen met uitzondering van de basisgegevens die nodig zijn voor de financiële administratie, deze blijven dan maximaal 7 jaar bewaard (zie ook 1.3 verwijdering).
6. Verwerkingspartners
De financiële boekhouding en facturatie wordt door mijn boekhouder verzorgd evenals de jaarrekening en belastingaangifte. Met deze partij worden duidelijke afspraken gemaakt over de vertrouwelijkheid van de gegevens en dat deze nimmer gebruikt mogen worden voor eigen
doeleinden of verstrekt mogen worden aan derden.
7. Klachten
Heb je klachten hebt over de verwerking van jouw gegevens, laat dit dan direct weten, dan zoeken we samen naar een oplossing. Als wij er samen niet uit komen dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens; dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Met betrekking tot de website
8. SSL-verbinding
Wanneer je gebruik maakt van het contactformulier, worden je gegevens versleuteld verzonden (https://) omdat Hapto in Praktijk een SSL-certificaat gebruikt. De gegevens worden gemaild naar Hapto in Praktijk, waar ze vertrouwelijk worden behandeld en opgeslagen.
9. Verwerking van persoonsgegevens
Hapto in Praktijk kan je persoonsgegevens verwerken omdat je gebruik maakt van haar diensten en/of omdat je deze zelf bij het invullen van een contactformulier op de website hebt verstrekt.
10. Cookies
Cookies zijn kleine bestandjes die door een website op je computer worden geplaatst en informatie bevatten over bezochte websites en voorkeuren.
Hapto in Praktijk maakt gebruik van Google Analytics en diensten van derden om berichten op social media te delen, zoals Facebook, LinkedIn en Instagram. Deze partijen kunnen cookies op je computer plaatsen. Lees de privacyverklaring van Facebook, LinkedIn en Instagram (die regelmatig kunnen wijzigen) om te zien wat zij doen met de gegevens die zij met deze code verwerken.
Hapto in Praktijk maakt op deze website gebruik van cookies en plaatst zelf geen tracking cookies op je computer.
10. Google Analytics
Hapto in Praktijk gebruikt Google Analytics om bij te houden hoe gebruikers de website gebruiken. De informatie wordt, zonder het IP-adres, door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Lees het privacybeleid van Google voor meer informatie. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe de website gebruikt wordt en om hierover te rapporteren aan Hapto in Praktijk.
Google kan deze informatie aan derden verstrekken indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Hapto in Praktijk heeft hier geen invloed op.
Hapto in Praktijk heeft Google geen toestemming gegeven om via haar verkregen Analytics-informatie te gebruiken voor andere Google-diensten.
11. Disclaimer
Hapto in Praktijk behoudt zich het recht voor om de inhoud van deze privacyverklaring te wijzigen zonder dat de bezoeker daarvan op de hoogte wordt gesteld. Het doorvoeren van de wijziging op de website is hiervoor voldoende.
12. Vragen
Als je vragen hebt over dit privacy beleid neem dan contact op, ik beantwoord jouw vragen graag.